Avanbox

¿Qué es AVANBOX?

AVANBOX es un sistema de gestión de DOCUMENTOS diseñado para que cualquier organización pueda almacenar y trabajar con ellos de modo eficiente y seguro.

AVANBOX es un sistema completo y escalable, desde un uso sencillo pero potente con un sistema de archivos similar a un avanzado «disco duro», hasta un elaborado y sofisticado sistema de gestión de flujos de trabajo.

Pero en todos los casos, a través de la un uso fácil y ágil para cualquier usuario.

Aquí tienes una visión global de la herramienta basado en uso o fases en las que podrás conocer sus características principales y aplicaciones.

USO 1: AVANBOX COMO ALMACÉN DE DOCUMENTOS

USO 2: AVANBOX COMO GESTOR DE EXPEDIENTES

USO 3: AVANBOX COMO GESTOR DE PROCESOS (WORKFLOWS)

AVANBOX como gestor de documentos

Sencillo, pero potente.

Tan sencillo como un disco duro y tan potente como una Base de datos.

Mediante un diseño muy intuitivo un nuevo usuario comenzará a trabajar de modo muy rápido, ya que verá un entorno muy parecido al de un disco duro standard.

Sin embargo, contaremos con sistemas de trazabilidad de búsqueda y de aplicación de permisos avanzados.

Encuentra el documento, esté donde esté.

Da igual cuando o donde se haya almacenado un DOCUMENTO, ya que gracias al potente sistema OCR, AVANBOX la localizará, incluso dentro de tu histórico.

No hace falta realizar tediosas tareas de etiquetado.

EI documento se guarda donde toca y con el nombre que le toca

Gracias al sistema de Clasificado Automático, guarde quien guarde un DOCUMENTO, este se almacenará donde debe y con el nombre que debe.

Ya no se perderá ninguna por que alguien no lo dejó donde se dijo que se debla guardar.

EI documento está vivo y te avisa si caduca

AVANBOX es un sistema vivo que no se limita a guardar DOCUMENTOS, sino que a estos se les preasignan alertas y avisos.

Con esto conseguimos algo tan importante como que cualquier caducidad que implique trabajo en nuestra organización sea alertada antes de que ocurra.

Permisos de trabajo, Contratos o ITV’s de vehículos ya no serán un problema.

AVANBOX como gestor de expedientes

Cuando trabajamos con asuntos o materias complejas lo normal es que todos los DOCUMENTOS se agrupen para su mejor localización y gestión.

En AVANBOX lo llamamos EXPEDIENTES.

Si trabajas con PROYECTOS, EMPLEADOS, CASOS, HISTORIAS CLÍNICAS u OPERACIONES COMERCIALES COMPLEJAS, esta es tu herramienta.

Los EXPEDIENTES son un tipo de carpetas de DOCUMENTOS muy especiales ya que cuentan con varias características muy importantes

Portada de Etiquetado

Cada Carpeta además de contener DOCUMENTOS, posee aquellas Etiquetas o de datos en la portada que nos van a permitir localizarlos y trabajar con ellos.

Expedientes Estructurados

Los EXPEDIENTES poseen una estructura de DOCUMENTOS y de este modo cuando se genere uno nuevo, el sistema nos indicará todo aquello que debe contener utilizando una herramienta espectacular como son los DOCUMENTOS PENDIENTES.

En AVANBOX podemos controlar los DOCUMENTOS que tenemos y los que nos faltan.

Expedientes Tramitados

Además de contener todos los DOCUMENTOS y controlar lo que nos faltan, cualquier EXPEDIENTE será controlado en base a la fase o estado en el que se encuentre.

Así pues, los EXPEDIENTES son la herramienta definitiva para almacenar y controlar los pasos de cualquier proceso complejo dentro de nuestra organización.

AVANBOX como gestor de procesos (workflows)

Si queremos obtener el mayor rendimiento de AVANBOX, entonces, debemos adentrarnos en el uso de los Flujos de Trabajo o Workflows.

Llamamos Workflow a un circuito de Bandejas por las que van a pasar los DOCUMENTOS o los EXPEDIENTES que se han generado en AVANBOX.

Para pasar por estas Bandejas, el usuario que tenga permiso para ello, aplicará un sello y hará que el DOCUMENTO se dirija al siguiente paso.

De esto modo tan sencillo, se transforma lo que habitualmente se realiza en casi cualquier proceso organizativo pero de un modo digital, obteniendo así:

Control absoluto del punto del cualquier proceso

Los supervisores sabrán en todo momento en qué punto está una gestión.

Automatización de acciones

Como puede ser que si una factura es menor a cierto importe se dé por revisada.

Proactividad y alertas

Gracias al sistema de avisos, el sistema avisará de modo proactivo a quien corresponda de una situación como puede ser el correcto funcionamiento del ciclo, pero también de que un DOCUMENTO lleva demasiado tiempo sin ser revisado.

Y si a todo esto decimos que el propio cliente puede diseñar sus propios flujos de trabajo o cambiar las condiciones, estamos ante una herramienta que compensa su coste en muy poco tiempo de uso.

Otros usos de AVANBOX

No exageramos si decimos que cada cliente es un mundo y cada uno extrae el mejor rendimiento de la herramienta en base a todo lo que aporta.

Además de los usos principales y como complemento a ello, con AVANBOX contarás con:

Agenda Multirelacional

Mantenimiento de BBDD única de contactos asociados a DOCUMENTOS, WORKFLOWS, etc.

Cliente de Correo Integrado

Recepción y envío de mails automatizados asociados a DOCUMENTOS.

Calendario de Tareas Integrado

Asocia Tareas de WORKFLOWS a un Calendario compartido.

Módulo de Firma Gráfica Awasign

Firma DOCUMENTOS desde un Terminal Web standard.

Registro de Entrada y Salida

Registra de modo organizado todos los DOCUMENTOS que llegan a tu organización.

y mucho más.

Más detalles de AVANBOX

y otras características útiles

Podríamos hablar durante horas de todo lo que AVANBOX aporta o in- cluso de detalles técnicos, pero lo mejor es que lo vayas descubriendo росо а росо.

Cloud-on Premise

Nuestra herramienta está a tu servicio y tus DOCUMENTOS estarán donde desees, en la versátil nube o bien en tus propios servidores. Tú decides.

Desktop y acceso web

El acceso a los DOCUMENTOS podrás realizar o bien desde la potente herramienta AVANBOX DESKTOP o bien desde un navegador web.

Déjanos sorprenderte con lo que Avanbox puede hacer por tu empresa.